to-do list

To-do List 介紹 – Remember The Milk

熟悉 GTD(Get Things Done)的朋友,應該都會知道 Remember The Milk(RTM) ,要在這裡把它說清楚是在不容易,因為構造還挺複雜的。不過正因為如此,讓它成為了最全面最具規模的 to-do list 。如果不想弄的那麼複雜,建議還是使用筆者前幾天介紹過的 Any.doTodist

 

 

Remember The Milk (RTM)

 

根據筆者個人了解,GTD 原名  Get Things Done ,顧名思義就是把手上的工作做完的方法,所以人們開始用 to-do list 來管理他們的待辦事項。不過,若是感覺普通的 to-do list 太簡單,而自己的工作又太過繁多,確實需要另一種更強大的 to-do list ,能夠幫你把大量的待辦事項仔細分類,比如按重要性分類,那樣你就可以安排時間先把重要的事情做完。

 

RTM 應該是筆者認識的 to-do list 裡面最適合用來執行 GTD 的工具,除了剛才所說的,按重要性分類,還可以設置自己的 tag / label(標籤),自定義如何分類。現在說的簡單,其實這牽涉很複雜的關係,想要用普通 to-do list 來完成這項艱巨的任務,基本上是不可能的。

 

RTM 本身是一個 web app(網路應用程序),而 web app 是近幾年非常流行的應用,與其讓用戶購買軟件,還不如把程序直接放到自家網上,好處包括程序不會因為用戶自己的電腦配置而影響速度、更新方便、容易做到小而精簡等等。RTM 本來就是很綠色的程序,不會佔用資源,以 web app 來呈現是最適合不過了。當然,既然有 web app,智能手機上也會有 app 的,大家可以到 http://www.rememberthemilk.com/services/ 看看,除了官方幾個 app 以外,現在已經發展到有許多第三方做的 app ,有興趣和時間的可以試試。

 

RTM 提供多國語言選擇,當中包括繁簡中文,申請和使用都挺方面的如果你之前從來沒有用過 RTM ,在官網免費申請帳戶並且登入後,應該就會出現 RTM 的「概觀」畫面,也就是和以下圖片差不多的畫面:

RTM登入界面

 

RTM 自己默認的工作清單只有「今天」、「明天」和「逾期」,也就是說,你新增了工作/任務後,平常最起碼都會在「概觀」這頁看到今天和明天要做的工作。而 RTM 的主要操作以及管理工作的頁面,則是在「工作」頁面,在這裏可以點擊「繼續進行工作」或右上角的「工作」,就會出現以下畫面:

RTM工作頁面

 

「收件匣」和「寄件匣」是 RTM 默認的清單分頁,看上去好像郵箱設置,但 to-do list 是具有委派工作給別人的功能,所以備有「收件匣」和「寄件匣」是必須的。除了這兩個分頁以外,用戶可以自由設置其他清單分頁,同樣的都會在這個頁面顯示出來,而每個清單分頁都可以添加多個工作。一開始人們用 to-do list 就是要記住之後要做的事情,然後開始執行動作來完成事情,但正如筆者先前所說的,如果你的工作很繁忙,確實每天花幾分鐘來規劃一下,會讓你更有效率。RTM 可以用的很簡單,隨便把工作名稱打上,新增就可以了,做完以後勾一下完成就好,然而用來做規劃也是很方便的。下圖是一個例子,筆者新增了一個工作,然後按一下該工作,在右邊紅色方塊裡面會出現該工作的詳細資料,可以直接在這裡進行各種設置。

RTM編輯工作

  • 清單:通常直接新增一個工作,都會默認先到「收件匣」裡面,以後可以自行把分類。
  • 到期:可以的話,盡量為你的工作設置一個期限,讓你在有限的時間裏,更有效率的完成它。可只輸入日期或只輸入時間,格式可以參考官方日期與時間格式
  • 重複:有時候有些工作是每個月、每週、每天都要做的,這裡可以設置如何重複,同樣的格式可以參照官方重複工作格式
  • 時間預估:可以寫下你估計這個工作需要花多長時間來完成,規劃的適合可以用作參考,格式請看官方時間長度格式
  • 標籤:也就是我們常說的 tag ,添加一些關於這個工作的詞,方便日後在不同的清單裡面也能找到有關聯的工作。在這個例子裡面,筆者把工作的 tag 設為「Vantopics, home, computer」,每個 tag 中的都要加逗點和空格。
  • 地點:需要在「地點」頁面先新增幾個你平常工作的地點,然後才可以在這裡手動輸入地點名稱,適合擁有幾個工作地點的人士使用。
  • 延期:會顯示你曾經按過多少次「延期」按鈕,提醒你該工作已被拖延了多久。

 

看到這裡,你可能會覺得其他普通的 to-do list 也可以做到這項基本設置,RTM 有什麼特別?其實 RTM 是很有彈性的工具,可以用的很簡單,也可以很複雜。在「設定」頁面,除了可以設置一般配置以外,還可以新增或刪除清單、標籤和地點,自定義的靈活度非常高。另外, RTM 還要一個很棒的好處,就是「智慧清單」,功能如同 iTunes 的 Smart Playlist ,把擁有共同點的工作自動分類在一起。要新建一個「智慧清單」,首先要在 RTM 界面右上角的搜索欄位填上共同點,可以是你之前設立過的 tag ,也可以是到期時間,也可以是優先等級。然後搜索完畢後,按一下「儲存」分頁,打上清單名稱,接著按「儲存」按鈕即可。以後即使是新增的工作,只要它的設置裡面含有「智慧清單」的條件,都會被自動歸類到「智慧清單」裏,省時省心啊!

 

關於提醒功能方面,可以到「設定」頁面的「小秘書」分頁設置,除了電郵提醒外,還有各種即時通訊工具提醒,包括 Skype、Yahoo、MSN 等等(連 ICQ 也有)。想要使用手機版的朋友注意了,筆者必須要說, RTM 在手機上真的不如網頁版,因為很多重要功能,想要即時同步或提醒功能,都需要付費。若沒有付費升級,基本上下載手機版也是無補於事。

 

 

筆者用後感:

在使用過 RTM 以後,確實可以把我的工作管理的很好,知道哪些比較重要應該先做,或者是在同一個地點把可以一起做的工作先完成。不過,官方手機版連提醒和即時同步功能都要付費升級才能用,筆者真的很不能接受, RTM 就是假設用戶都會坐在電腦前面,開著 RTM 的網頁去做事,你若不想那樣,就乖乖付費升級。於是筆者後來放棄使用,再說筆者之後認識到比起 GTD 更適合筆者的管理事項方法,所以 RTM 對筆者來說也就更沒有必要擁有。不過整體來說,筆者還是認為 RTM 是最強大的 to-do list ,雖然精簡,功能卻很靈活。

 

優點:

  • 使用及設置靈活性高
  • 支持多國語言
  • 精簡耐用
  • 學習 GTD 的好工具
  • 提供多種版本(官方及第三方),以滿足不同用戶需求

 

缺點:

  • 不了解如何使用的人,可能會覺得 RTM 外表沒那麼好看,不如其他的 to-do list 應用
  • to-do list 初學者可能因為 RTM 的複雜性,而感覺煩惱和受挫
  • 官方手機版的提醒及即時同步功能需要付費升級才能擁有

 

 

 

Remember The Milk 官方網站:http://www.rememberthemilk.com

 

To-do List 介紹 – Remember The Milk》有 1 条评论

  1. […] GTD 系統模式的工具,就是 Remember The Milk (RTM),基本上它把所有 GTD […]