Podio – 你和團隊的線上辦公室

Podio (中文名:跑道)是在 2009 年被推出的,後來 2012 年的時候被 Citrix 收購了。前一陣子,在 Android 的 Play Store 上面的 Our Favorites 被推薦過,筆者也是這樣認識 Podio 的。

 

碰巧前一陣子,跟朋友們準備開始創業(對滴,筆者除了自己的創業項目以外,還跟朋友合夥),發現 Podio 的同時,也就開始使用它了。本來筆者以為它就是一款讓用戶裝在手機上的普通提高生產力的 app ,就是你外出的時候也可以處理公務的那種。後來才發現, Podio 本來是做 web app 起家的,所以使用電腦瀏覽器才能有最完整的體驗,手機 app 只是用來輔助而已。

Podio 本身是一個 web app ,但在它的平台上,它也有自己的一堆 “app” 。 當你用久了以後,你就會發現,其實所有 app 都是大同小異的,只不過是填上不同的表格,把不同類型的檔案存在它的平台上,然後你的團隊就可以看到所有資料。情況就像是一個簡化的線上辦公室,只要你能想得出來辦公室裡面有的檔案類型,它都有相對應的 app 。即便你覺得那些 app 不太適合你,它上面每個 app 都可以自由定義,靈活度相當的高,你要自己建一個 app 也是可以的。

 

一開始登入 Podio 的時候,大家都會覺得失措吧,好像每個頁面都差不多樣子,到底要怎麼用呢?要知道怎麼使用 Podio ,得先簡單的了解它的結構,下圖就能解釋的很清楚。The_Podio_Structure.png

 

Item (項目):可以是一份專案、業務情報、會議記錄等,只要是你想到能記錄下來都可以看作是一個 item 。

App (應用):用作創建一個 item ,並且可以把所有 items 整理歸類。

Workspace (工作空間):可以理解為部門,每個 worskspace 有自己所需要的 apps ,比如營銷部門的 workspace 會有關於市場調查、營銷計劃等 apps 。

Organization (組織):可以理解為公司或企業整體,一個組織裡面就包含多個 workspace 。

 

由此可見, Podio 的結構其實並沒有很難理解,它是層層遞進的,盡量把虛擬的辦公空間實體化,從而讓用戶使用起來更得心應手。不過,即便是知道 Podio 的結構,還是不足以說明為什麼每個 app 打開都是差不多的樣子。

 

其實 Podio 幫助用戶整理資料的原理非常簡單,大概是創始人發現整理和展現各種資料都可以用同一種方法,因此 Podio 裡面的所有 apps 都是差不多樣子的。要是有仔細再逛一下 Podio 的話,大概你也已經發現, app 的框架都是一樣的,不同的地方只是填寫欄目而已。 Podio 如此做成功化繁為簡,利用簡潔的表格輕易整理不同類型複雜的資料。也因為所有表格格式都統一的關係,用戶還可以隨意更改 app 裡面的填寫項目,甚至還可以自己從零開始設計一個新的 app ,讓自己使用起來更方便。

 

另外一個比較方便的功能是 apps 直接的聯繫,假如你的 workspace 裡面 有 app A 和 app B ,而你想在 app B 裡面新增 item 的表格中包括 app A 的 items ,你可以編輯你的 app B ,然後加上一項連接 app A 的欄目,自此之後,只要在 app B 新增 item 填寫表格的時候,就可以填上與其相關的 app A 的 items。

 

不過 Podio 也是有它的缺點的,就是過於簡單,如果你需要用它來整理過於專業的資料,它可能真的不會是一個好的選擇,比如說你需要建立一個龐大又錯綜複雜的數據庫,你應該就會選擇 Microsoft Access ,而不是 Podio 。

 

目前來說,對於很多小型企業, Podio 的功能已經可以滿足基本需求了。而更棒的重點是對於少於 5 人的小型企業, Podio 是絕對免費的,而且還是無限空間。因此,筆者極力推薦 Podio 給所有小型企業的老闆,如果你認為短時間內公司規模不會發展到超過 5 個人,並且經常需要用到網路的話,請用這段時間盡情使用 Podio 。帶日後規模變大後,可以考慮使用升級的版本,價格也就 $9 美金左右起。當然,決定試用前,也請考慮到日後不想再使用的時候,怎麼把資料重新整理出來, Podio 確實是自帶輸出 Excel 檔的功能,但筆者認為並不是每個人都能接受那種輸出的 Excel 檔。

 

 

 

Image Source: https://help.podio.com/hc/en-us/articles/201020278-The-Structure-of-Podio