Evernote 如何分類才好?

其實筆者是個 Evernote 的重度使用者,但從來也沒有在這裡仔細談過 Evernote 的事情,今天就來好好說說整理方法。

想要整理 Evernote,得先了解它的大概結構(從小到大):

  1. Note (筆記) – 可以想成是紙本筆記本裡面的每一頁紙。
  2. Notebook (筆記本) – 可以幻想成可以有無限頁數的紙本筆記本。
  3. Notebook Stack (筆記本堆疊) – 可以想成是把好幾本筆記本放在一起,所以只是一種分類,自身是不能儲存筆記的。

除了以上的基本結構以外,Evernote 的使用者都喜歡使用 Tag(標籤),就像平常我們用紙本筆記本的時候也有可能用到那種彩色的分類標籤。

了解以上每項功能以後,就可以開始為自己定制適合自己的整理方法。一般來說,剛開始的時候都會先參考其他使用者的方法,到後期就可以自己進行修改,以便自己使用。以下就是筆者親身使用過的整理方法,都覺得蠻有效的,不過使用的形式會有點不太一樣,筆者會盡量仔細解釋的。

筆記本分類法

這種分類法是比較基本的做法,就像很多人會用不同的紙本筆記本去記錄不同的東西一樣,比如一本是記錄工作的,另一本則是記錄生活、運動、食譜等。然後筆記本堆疊就可以作為更大更廣的分類,比如 Archived(歸檔)就是一個常用的筆記本堆疊的名稱。為了讓大家更好理解這些概念,筆者在下面舉幾個日常的例子,如果你有類似的情況,可以嘗試差不多的設置。

上學的同學們可能會有這樣的分類…..

筆記本堆疊:第X年上學期
筆記本:科目
筆記:課堂筆記、作業、資料搜集等,只要是同一個科目的,放同一個Notebook就好了。
標籤:考試必考、重點等。

喜歡理財的朋友可以這樣分類……

筆記本堆疊:投資理財
筆記本:記賬、股票投資、每月賬單、理財知識(在網上看到任何覺得有用的理財信息都可以放這裡)、交易筆記等。
筆記:(這個不用多說了吧,每個筆記本名稱都說的很清楚了)
標籤:重要、緊急等。

吃貨們可以參考這樣的分類……

筆記本堆疊:吃貨的事兒
筆記本:食譜、餐廳體驗、外賣菜單、食品推薦等。筆者自己就是這樣設置的,從一開始到現在都沒變過。
筆記:像這種類型的記錄,一般都是照片比較多,要注意的是免費版的使用者,每一個Note是有容量上限的。
標籤:餐廳地點、評分、和誰一起去等。

喜歡旅遊的話,可以這樣分類….

筆記本堆疊:環遊世界
筆記本:城市或者國家
筆記:可以是為將來的旅行作準備的資料搜集,也可以是旅行日記。
標籤:必帶、心情等。

工作方面,視乎你的工作是什麼,資料多不多,一般可以這樣分類…..

筆記本堆疊:工作
筆記本:待辦任務、會議記錄、資料歸檔、收集箱等。
筆記:如果是工作型的Notebook Stack,最好是為行動而設置,盡量就是讓自己更有效率的去完成工作。
標籤:專案進度、夥伴、合作公司等。

好處:

  • 比較常見,而且跟現實紙本筆記本分類差不多,所以容易上手。
  • 分享的時候比較方便。(Evernote 的分享功能只用於筆記本和筆記)

壞處:

  • 一個筆記只能在一個筆記本裡面。如果筆記本一開始分類模糊的話,日後分類會比較糾結,如果一個筆記同時適合放在兩個筆記本裡面,那應該放在哪個裡面呢?
  • Evernote 對用戶的筆記本數量是有限制,大概只能讓你開兩百多個筆記本。(當然,如果你是合理分類的話,根本不可能用到過百的筆記本。)

標籤分類法

這種分類法比較突破,也比較適合運用 GTD 的朋友們,針對上面筆記本分類法的壞處,讓你有更自由的分類。當使用這種分類法的時候,筆記本的設置就會簡化很多,你可能只會剩下三個筆記本:

  • 收集箱 – 任何咨詢一收到,可以先放到這裡,等待分類整理。
  • 行動 – 需要行動的筆記,則分類到這裡。
  • 歸檔 – 如果是已經完成,或者是純粹的參考資料可以放這裡。

然後就是重點!標籤代表所有,需要問自己四個問題,也是英文中四個 “W”:

  1. 什麼?(What?) – 這個筆記屬於什麼種類?
    例子:工作、旅行、股票、科目、健康、食譜、娛樂、聯絡人等。
  2. 誰?(Who?) – 和誰一起做的,或者跟誰有關的?可以是合作夥伴和專案成員。
  3. 哪裡?(Where?) – 在哪裡得來的信息,或者是需要在哪裡做?
    例子:網站、學校、城市、商店等。
  4. 什麼時候?(When?) – 正在進行的,還是即將做,還是總有一天會做的?
    例子:1-現在、2-下一步、3-總有一天、每月、每年等。

如果分類恰當的話,每個筆記應該會有好幾個標籤,這樣以後要找任何筆記的時候都會更方便,你從不同的標籤那裡都可以找到同一個筆記,也就有點像提高了筆記的曝光率。

標籤系統的另一個更吸引人的特點是它可以無限堆疊。之前說過筆記本可以堆疊成筆記本堆疊,但是這樣的堆疊只能做一層,而且筆記本堆疊除了分類以外是沒有其他作用的。標籤倒是不一樣,除了它可以不斷堆疊很多層以外,它最高的那一層還是可以使用的,這又讓分類進入另一個層次了。

好處:

  • 無限堆疊。
  • 同一個筆記,可以同時擁有多個不同種類的標籤。比如醫生的名片,可以同時屬於“聯絡人”和“健康”這兩個分類(也就是兩個 “What?”)。這一點是筆記本分類法永遠做不到的。
  • 搜索更方便。

壞處:

  • 分享比較不方便,如果是團隊需要分享好幾個筆記,用筆記本分享會比較好,但是那樣的話,你得另外開一個新的筆記本專門是分享給那個團隊的,這就有點破壞本來的分類架構。
  • 標籤容易氾濫,後期維護比較複雜,不適合初級用者。
  • 每次分類一個筆記的時候,要做很多次決定,問題是這次決定完以後,你下次會記得用同樣的決定嗎?這可能會導致明明應該分到一起的筆記,最後有一個少標一個標籤,這對有強迫症的人可以說是徹底受不了的啊!

筆記本和標籤合二為一的分類法

其實前面兩個方法,都是根據筆者的使用順序寫的,都是親身體驗了好壞。於是筆者正想辦法把這兩個方法的好處融合在一起,這就是筆者目前測試及使用的方法,有待改善。

筆者覺得標籤分類法最好的就是那四個問題,所以到現在筆者每次分類還是會問自己這四道問題,而不同的就是筆者把“What?”的答案用筆記本來回答,這就跟筆記本分類法變得很相似。目前分類結構就變成:

  • 筆記本堆疊:大種類
  • 筆記本:小種類
  • 標籤:用來回答 “Who”、“Where”、“When” 這三個問題 (不是行動型的,就沒有 ”When“)

也可以把這個分類法想成是在筆記本分類法的基本上,再做標籤分類法。之所以用筆記本來回答 “What” 的問題,是想要限制 “What” 的分類,讓每個筆記只能有一個 “What”,這樣標籤不會有太多太亂的情況。

其他分類小技巧

名字開頭決定順序,也方便搜索

無論是筆記本還是標籤,它們都是根據名字開頭來定順序的。如果是你常用的筆記本或者標籤,你可以在前面加上符號或者數字,這樣一般會排得比較前面(當然你也可以直接設置捷徑),而且搜索的時候,只要打上符號或者是數字,也會很容易顯示出來。

另外對於筆記來說,在名字開頭也可以再做一個小分類,像學校科目太多的同學們,如果嫌上面筆記本分類法會產生太多的筆記本的話,可以試以下的分類(這同時也是筆者在用的分類):

  • 筆記本堆疊:學業
  • 筆記本:學期
  • 筆記:這裡每個Note的名字都會有這種 [科目] 的開頭。
    這樣一來,我搜索科目名稱的話,就全部同一科目的資料都會顯示出來。
    即便是不用搜索功能,只要按到一個學期的筆記本裡面,把筆記按著名字順序排列,同一科目的資料也會全部集中在一起,一目了然。

善用搜索功能

當你的筆記越來越多的時候,你會越來越難跟著自己的分類去找筆記,這時候搜索功能就很關鍵。你可以直接搜索內容可能出現的關鍵字,甚至是指定在某個筆記本或者某個標籤裡面搜尋關鍵字,那絕對會比你自己按進去筆記本或者標籤裡面慢慢找筆記來得快。