我的 ZTD 記事本

大家可能經常都會聽說過 GTD (Getting Things Done),甚至無意間自己在使用這套方法都不知道,基本上大部份的 to-do list 就是建基於 GTD 的,筆者說到這裡,應該有點頭緒是什麽了吧?不過筆者今天沒有打算細說 GTD ,反倒是想給大家介紹另一套提高效率的系統,就是 ZTD (Zen To Done)。

 

GTD

 

其實筆者接觸這兩套方法並沒有超過一年的時間,不算是內行,但筆者實在非常想在這裡分享一下自己對這兩套系統的感覺。先來說說 GTD 吧! GTD 目前來說,應該是最受歡迎,而且最多人使用的系統模式。 GTD 並不注重優先處理,重點在於設置各種的任務清單,也就是我們經常說的 to-do list。而這些任務清單,可以利用標籤(tag)根據地點(比如在家或是公司)、使用工具(電話或是電腦等)、時間段(上午、下午或晚上)等分類,基本上你想用分類的方式,你都可以用,只要適合你,對你幫助就好。利用標籤分類的好處,是即便根據傳統檔案分類了所有任務,在同一個標籤分類下,還是可以把不同檔案裡面的任務展現出來,把你所有的任務列表再構造成一個更錯綜複雜的網絡,從而更方便的查找任務。另外, GTD 還建議儘量制定「下一步行動」,一個專案(project)是需要很多步驟才能完成的,而這些都是所謂的「下一步行動」,所以你還可以特地為一個專案設立一張任務清單。到現在為止,筆者發現最適合用來實現 GTD 系統模式的工具,就是 Remember The Milk (RTM),基本上它把所有 GTD 設置任務清單的細節都涵蓋了,有興趣的朋友可以試試。筆者這邊也給大家推薦一篇不錯的文章,「Remember The Milk v.s. 我的GTD工作流程」,裡面介紹到如何利用 RTM 實現 GTD 這種方法。

 

什麽是 ZTD(Zen To Done)?

 

接下來就是今天的重點咯!到底是什麽方法呢? Zen To Done ,中文可以翻譯為「簡易做」,是一套比 GTD 更簡單、更有執行力的高效系統。比起 GTD, 它更着重於優先處理比較重要的事情,與其像 GTD 那樣把所有任務全部列出來,還不如先把自己覺得比較重要的事情寫下來,然後利用有限的時間把重要的事情儘快完成,重要事情做完以後,再去做不怎麼重要的事。最重要的事情,也就是 MIT (Most Important Things)正是執行 ZTD 前必須了解的定義。

 

如何判定事情的優先順序?

 

想要好好運用 ZTD,找出 MIT ,分辨事情是否重要、是否緊急就變成了關鍵。筆者之前看過一本關於時間管理的書,雖然書中並沒有提到 ZTD ,但是書裡簡單又詳細的提到任務的分類,對執行 ZTD 卻非常有幫助。在學習排列任務順序之前,筆者先介紹一下,基本的任務種類:

  • 緊急任務:如果不能按期完成,它會對你或別人的價值會減少,甚至消失。
  • 重要任務:如果成功完成,你或別人將取得很大的收益,重要程度與收益大小成正比。

而緊急任務和重要任務又能合在一起,形成以下四個組合分類:

  1. 重要又緊急:危機任務
  2. 重要但不緊急:新的機遇
  3. 緊急但不重要:日常事務
  4. 不重要也不緊急:雜亂瑣事

 

從另一方面理解任務的話,我們又能把任務分成以下兩種:

  • 發展任務:這些任務如果被完成,你現在的狀況便會得到改善,如搬到更好的公寓房。
  • 維持任務:完成這些任務可維持你現在的狀況,如繳付房租和水電費。

 

根據書上說,先把手上的任務按重要和緊急的組合分類進行分類,接著才把他們在分為發展或維持任務,經過這兩關分類,相信應該比較容易找到適合自己的優先排行。爲什麽要說是「適合自己的優先排行」呢?因為每個人的目標和價值觀都不同,筆者認為是重要的,另一個人可能就覺得那事壓根兒都不重要,所以同一堆任務放在不同的人面前,都可以排出很不一樣的優先順序。除此之外,書上還建議,平常我們應該把精力集中於處理「重要但不緊急」的任務(當然,若有「重要又緊急」的任務的時候,就是「重要又緊急」的任務優先),只要這樣,我們才能輕易掌握時間的主動權和保持生活的平衡,同時減少未來可能出現的危機。

 

如果你已經把自己的任務排好的話,留意排在最前面的,我們都可以將其考慮為 MIT 。每天/週的 MIT 不宜設下太多,以免影響執行力。一般來說,最多只會設定三個,然後那天/週就先盡全力完成所有 MIT ,再去處理其他的事。

 

記事本設計

 

接下來,筆者將會介紹筆者記事本是如何製作的。首先,筆者找了一本能讓筆者隨意自定義的記事本,大家就得花點時間找找合自己心意的了。無論自定義的靈活度是怎樣,最起碼都得把記事本分成以下幾個部份:

  1. 目標:
    寫下自己的長期、中期、短期目標,最好也記下自己設立目標的日期和完成目標的限期。
  2. 月程表:
    記下每月重要的日子,什麽時候繳付信用卡費用、房租、水電費等也可以記在這裡。
  3. 週程表:
    約會及會議時間都能記在這裡,而最關鍵的是寫下每週的 MIT (建議最多設立三個)。
  4. 每天工作記錄與感想:
    每天最好花一些時間記下自己當天的工作狀況和感想,每晚就可以檢查和反思自己的工作效率。
  5. 生活與展望:
    這個部份應該是整本記事本最輕鬆的部份,因為裡面包含了個人對生活的期待,以後想要擁有什麽,比如大房子、名牌房車之類的,都可以找一下類似的照片,貼在這裡。運用吸引力法則(不知道什麽是吸引力法則的朋友們,可以去看看一本叫做《秘密》的書),讓自己的夢想慢慢實現。當然,如果你不行動,一味只是在貼照片「看」夢想的話,你的夢想也只會離你越來越遠。

 

 

說實在的,每個人需要和適合的方法都不一樣,不見得完全適合特定一種方法。無論是 ZTD ,還是 GTD ,甚至是其他方法也好,找到適合自己的好處,就拿來用;遇到自己不喜歡的地方,就跳過吧!混合多種方法,有時候可能是最適合自己的做法。

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  1. […] ZTD。今天筆者也準備給大家說說,除了 ZTD […]